actividades de un oficinista

Actividades de un oficinista

Asistir en las actividades secretariales desarrolladas en la oficina, recibiendo, chequeando, clasificando, distribuyendo, archivando, registrando y transcribiendo documentos, a fin de apoyar las actividades técnicas y administrativas de la unidad.

FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS

• Recibe, revisa, clasifica, archiva y despacha comunicaciones y demás documentos de oficina consignados por usuarios de la unidad.
• Llena a mano formatos, libros de registros y control, fichas y otros documentos similares.
• Efectúa y atiende llamadas telefónicas.
• Atiende a profesores, estudiantes, empleados y público en general.
• Suministra información a las personas que la requieran.
• Opera una fotocopiadora.
• Lleva el control de ingresos y egresos de material.
• Recibe información para transcribirla.
• Procesa en el computador información solicitada.
• Transcribe correspondencia general, notas de exámenes, datos de inscripción y cualquier documento que se le asigne.
• Llena formatos de cheques de acuerdo a los datos contenidos en los documentos soporte.
• Transcribe información para mantener bases de datos.
• Realiza respaldos a la información procesada en el computador.
• Graba información para mantener bases de datos.
• Elabora cuadros demostrativos, organigramas, formatos, flujogramas y otros documentos con la información procesada.
• Imprime el trabajo realizado.
• Desglosa, ordena, compagina y entrega los documentos con la información procesada.
• Cumple con las normas y procedimientos en materia de Seguridad Integral, establecidos por la organización.
• Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
• Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
• Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.

Etiqueta sobre la mesa

La etiqueta sobre la mesa es el conjunto de normas que cada cultura prescribe como normas de educación a la hora   en grupo y suele incluir el correcto manejo de los utensilios de comer: cubertería, cristalería, etc. Cada cultura tiene sus propias normas establecidas y muchas de ellas radican en las costumbres tradicionales y en la forma de ver y comprender la vida. Hoy en día las buenas maneras sobre la mesa se han incluido en todos los aspectos de la relación y comportamientos humanos y forma parte de la educación básica de las personas siendo observada, por ejemplo, en las empresas. El objetivo de todas las etiquetas sobre la forma de comportarse en la mesa, se puede resumir en: "ser prácticos", es más sencillo y directo comunicarse en una mesa si hay unas normas establecidas que si no las hay. En muchas ocasiones la etiqueta de la mesa no comporta sólo a los comensales sino que también a los profesionales de la hostelería.

la oficina moderna

LA OFICINA MODERNA

La oficina es el lugar de la empresa donde la informacion recibida es procesada con el objeto de aportar datos necesarios para la administracion. De esta manera se ayuda a que las actividades u operaciones de la empresa sean mas efectivas.

Una oficina es generalmente un salon destinado al trabajo. Existen muchas formas de distribuir el espacio en una oficina según la función y cuántas personas trabajarán dentro del mismo cuarto. En un extremo cada trabajador tendrá su propio sitio, en el otro una oficina grande abierta que se puede componer de un sitio principal con diez o centenares de personas que trabajan en el mismo espacio. Los estudios acerca de esto último han demostrado que dan productividad a corto plazo, por ejemplo dentro de un solo proyecto.

Al mismo tiempo la pérdida de privacidad y de seguridad puede aumentar la incidencia del hurto y de la pérdida de secretos de la compañía. Un tipo de oficina intermedia es el cubículo, que soluciona el aislamiento visual en cierto grado, pero falla a menudo en la separación y la seguridad acústica.

Maquillaje para una secretaria

Maquillaje para una secretaria

El maquillaje para una secretaria es básicamente importante para lograr una linda imagen femenina, por lo cual para conseguir un maquillado con un acabado perfecto y profesional es muy importante seguir los pasos adecuados para obtener una linda belleza natural. A continuación te voy a ofrecer los mejores consejos para maquillar de forma limpia y profesional:
En el primer paso para cualquier maquillaje de secretaria es preparar bien la piel donde tienes que usar los pasos más importantes, ya que con estos consejos podrás conseguir fijar perfectamente bien el producto y asimismo debes empezar con una crema hidratante y un contorno de ojos para resaltar un aspecto de buena cara de forma inmediata para luego aplicar una pre base correctamente.

El siguiente paso es aplicar una base de maquillaje y elegir una base del mismo tono de la piel con la finalidad de unificar adecuadamente la piel, además este tipo de maquillaje puede ser fluido, compacta que resalte las necesidades de la piel y el nivel de la cobertura que deseas. Conjuntamente cuanto más fluida sea la base más natural será el resultado de forma versátil.

Un paso importante al momento de maquillar las correcciones es poder distinguir de forma completa tu maquillaje profesional y asimismo el maquillaje para corregir debe ser perfecto donde tienes que eliminar las imperfecciones y ojeras con la ayuda de un corrector donde debes borrar los posibles granitos, manchitas o cualquier otra imperfección de la piel.

Para seguir con el siguiente paso es consistir en fijar el producto que has aplicado y evitar que aparezca brillos a lo largo del día, por lo que tienes que aplicar una capa de polvo traslucido ya que este producto de maquillaje no aporta color, porque lo único que consigue es matizar bien la piel y de igual forma aplica una capa suave en todo el rostro para matizar la zona del contorno.

Luego debes aplicar un toque de coloren el rostro, por ello aplica un polvo bronceador en toda la cara y justo debes maquillar desde el hueso del pómulo, ya que con este paso darás contorno y forma al rostro. De esta manera para darle un toque de jugosidad aplica el colorete en las zonas más altas del pómulo y aplica tonos como la fresa, melocotón, cereza y coral que resalta la belleza de toda mujer.

Después debes predominar el paso siguiente al momento de maquillar los ojos, donde hay una variedad de opciones, pero lo más importante es aplicar tonos adecuados según la zona del párpado que vayas a maquillar y conjuntamente tienes que tener un toque de luz con tonos claros debajo de la ceja y en la zona del lagrimal, párpados móviles para maquillar con sombras desde nude o visón a un negro intenso que debe perfeccionar la elegancia de toda secretaria y sobre todo elegir colores que complemente con el día y la ocasión.

Una vez terminado de maquillar los ojos debes recurrir a la máscara de pestañas donde es un paso importante para conseguir una mirada intensa.

Para terminar y conseguir un buen maquillaje para los labios, es aplicar una barra de labios donde tienes que conseguir un efecto de volumen en tus labios y aspecto de boquita jugosa para luego aplicar un toque de gloss para una linda belleza de secretaria.

Finaliza con el iluminador donde debes elegir un producto para dar luz en las zonas que puedan potenciar como los pómulos, debajo de las cejas y en los labios superiores para obtener un efecto perfecto.

los valores

Los valores

Los valores son esas cualidades o actitudes que una persona tiene para mejorar en su dignidad, para vivir y compartir con la sociedad. Los ejemplos de valores son:

Aceptación: Recepción optimista ante algo.

Responsabilidad: Voluntad a finalizar lo prometido.

Lealtad: Fiel, obligación de lealtad.

Autonomía: Independencia al realizar acciones.

Caridad: Generosidad al prójimo.

Alegría: Clarificar la oscuridad y tristeza, cualidad de ser feliz.

Colaboración: Cooperar en un esfuerzo colectivo.

Compromiso: Estar sujeto sentimentalmente o intelectualmente en una situación.

Compasión: Conciencia ante el sufrimiento de las demás personas.

Competencia: Estar bien calificado.

Serenidad: Estado de tranquilidad, calmar el alma.

Consideración: Cuidado y preocupación por los demás.

Cooperación: Asociación para lograr un objetivo.

Cortesía: Consideración por los demás.

Decencia: Condescendiente con las normas.

Dedicación: Voluntad para realizar acción.

Confianza: Ser confiable.

Empatía: Comprensión por la situación, sentimientos por los demás.

Igualdad: El derecho de otros grupos por recibir el mismo tratamiento.

Justicia: Seguir las reglas, lógica y la ética.

Fortaleza: Firmeza mental y física para enfrentar a las circunstancias.

Amistad: Estimación y buena voluntad  entre 2 o más personas.

Generosidad: Voluntad en dar, sin esperar nada a cambio.

Bondad: Amabilidad, correcto, moral, buen comportamiento.

Gratitud: Sentimiento de agradecer.

Honestidad: Buena conducta y justicia.

Honor: Principios en el carácter, integral.

Esperanza: Sensación de esperar algo positivo.

perfil de la secretaria

EL PERFIL DE LA SECRETARIA

MISION:

Brindar a su jefe un apoyo incondicional con las tereas establecida, además de acompañar en la vigilancia de los procesos a seguir en el área de mercadeo.

PERFIL:

• Debe ser una persona en la que se tenga plena confianza, y que cumpla con las siguientes características:
• Excelente redacción y ortografía.
•   Facilidad de expresión verbal y escrita.
•   Persona proactiva, y organizada
•   Facilidad para interactuar en grupos.
•   Dominio de Windows, Microsoft Office, Star Office, Linux e Internet.
•   Brindar apoyo a todos los departamentos.
•   Desempeñarse eficientemente en cualquier Área Administrativa.
•   Conocimientos en el área de logística, Créditos, Cobranzas y Atención al Cliente.
•   Aptitudes para la organización.
•   Buenas relaciones interpersonales.
•   Dinámica y entusiasta.
•   Habilidades para el planeamiento, innovación, motivación, liderazgo y toma de decisiones.
•   Capacidad de trabajar en equipo y bajo presión. Una secretaria de gerencia debe tener las siguientes características:
•   Comunicación constante con los sectoristas de los distintos bancos para el seguimiento de Cartas Fianzas, Pagarés, Líneas de Crédito, Sobregiros.

etiqueta en la oficina

ETIQUETA EN LA OFICINA

No importa qué tan flexible o relajado seas, una oficina es un espacio social, y por lo tanto existen ciertas reglas de etiqueta que rigen el buen comportamiento dentro de ella. Esto se debe a que algunas actividades pueden resultar molestas para el resto del equipo, e incluso, afectar su productividad.

REGLAS DE ETIQUETA EN LA OFICINA:

•     No comas en la oficina, en especial alimentos muy condimentados o de olor fuerte (como el atún o cebolla) ya que pueden ser muy molestos.
• No digas palabras altisonantes, aunque estés muy molesto. Si se te dificulta controlarte, recuerda que este tipo de actitudes sólo demuestran tu falta de respeto hacia los demás. 
• Si quieres escuchar música, usa audífonos. No a todo el mundo le gusta el mismo tipo de música, por lo que no debes “forzarlos” a compartir contigo. 
• No platiques con otros colegas sobre temas irrelevantes y menos de un lado a otro de la sala en voz alta. Esto genera distracciones poco productivas para el resto del equipo. 
• Si vas a prender o apagar el aire acondicionado (o abrir la puerta) pregunta al resto de los compañeros. Sin embargo, toma en cuenta que trabajar con calor puede disminuir la concentración de las personas. 
•  Pon tu celular en vibrador. Si tu Smartphone suena constantemente (y con la misma melodía) puedes molestar a los demás. 
•   No rocíes perfumes o lociones, a menos de que sea necesario o que los demás estén de acuerdo. Lo mismo ocurre con tu propia loción; evita ponerte demasiada o que sea un aroma muy dulce. 
•  Intenta mantener tu lugar (y a ti mismo) lo más limpios posible. Trabajar en un lugar sucio y lleno de papeles puede afectar el desempeño de las personas y darte una muy mala imagen. 
•  No te rías como loco frente al monitor. Esto, además de ser molesto, es una prueba de que no estás trabajando en algo importante, sino que estás chateando con algún amigo o viendo sitios humorísticos, como videos en YouTube. 
•  Apréndete el nombre de todos tus colegas. Aunque tengas pésima, memoria intenta recordar el nombre y cargo de todas las personas presentes en la oficina. No hay nada más incómodo que se refieran a ti como “hey tú” u “oye tú”. 
• Evita los ataques de ira o de llanto. Todos somos humanos, pero como líder o empleado no puedes demostrar abiertamente tus emociones, ya que esto genera desconfianza entre el equipo. Si sientes que no puedes controlarte, retírate y busca otro espacio. 

labores secretariales

Labores secretariales:

La profesión de secretaria está orientado(a) a realizar actividades elementales en centros privados o públicos.

Sus funciones principales están relacionadas con el trabajo de oficina, como pueden ser:

·         Recepción de documentos.

·         Atender llamadas telefónicas.

·         Atender visitas.

·         Archivo de documentos.

·         Cálculos elementales.

·         Informar sobre todo lo referente al departamento del que depende.

·         Estar al día de la tramitación de expedientes.

·         Tener actualizada la agenda, tanto telefónica como de direcciones, y de reuniones.

·         Poseer conocimiento de los departamentos de las Administraciones Públicas con los que esté más relacionada la sección de que dependa.

·         Asimismo, tener conocimiento del manejo de maquinaria de oficina, desde calculadoras hasta fotocopiadoras, pasando por ordenadores personales y los programas informáticos que conllevan.

·         Amplios conocimientos en protocolo institucional y empresarial.